WinTo stärkt Wirtschafts-, Innovations- und Tourismusförderung in der Region mit cobra CRM
Aus der Praxis mit Dirk Thanhäuser, Prokurist bei WinTo
Meilensteine im cobra CRM Projekt
cobra CRM für Regionalmarketing & Digitalisierung bringt zukunftsorientieren Service für Bürger und Unternehmen
Eine zentrale redundanzfreien Datenbasis für alle Teams
Automatisierter Datenaustausch zwischen cobra CRM & Webseite
Aufbau einer Online-Plattform für Job- & Ausbildungsbörse
Georeferenzierte Gewerbeflächen im Immobilienmanagement
Ein Bericht von der Wirtschafts-, Innovations- und Tourismusförderung Oberhavel GmbH
Mit der CRM/CXM Lösung cobra CRM PRO zieht die Wirtschafts-, Innovations- und Tourismusförderung Oberhavel GmbH alle Register, um die Region voranzutreiben. Digitalisierung und Effizienz sind dabei ebenso wichtige Pfeiler wie zukunftsorientierte Services und Portallösungen, die Unternehmen und Start-ups der Region bestmöglich vernetzen und beispielsweise beim Recruiting unterstützen. Für die tägliche Arbeit und die Koordination setzt das Unternehmen seit 2022 die Lösung cobra CRM PRO ein. Dabei profitiert WInTO auch vom Informationsaustausch zwischen der cobra CRM Datenbank und der eigenen Website.
Reibungsloser Start
Bei der WInTO GmbH fällt vieles aus dem Bereich der Projektkoordination an, zudem geht es um Bestandspflege, Ansiedlungsbegleitung, Existenzgründungsberatung, Breitbandausbau und Schule-Wirtschaft. Zunächst war dafür der Kontaktmanager von Microsoft Outlook im Einsatz – für den aber der Support auslief. Auf der Suche nach einer CRM-Lösung haben wir uns über die Hochschule Harz im WiFö-Lab informiert und stießen so auf cobra CRM. Es gab eine Ausschreibung mit vier Anbietern, letztlich fiel die Wahl final auf cobra CRM.
„Besonders wichtig war uns die Datenverknüpfung mit unserer Website, sodass Daten nicht an verschiedenen Stellen, sondern an einer zentral verwaltet werden.“
„Nachdem die Datenbank stand, haben wir die Umsetzung der Website und des Unternehmensportals realisiert. Bei der Umsetzung half das cobra CRM Projektteam mit Hilfe von Workshop und Consulting, Installation, Einrichtung sowie Schulung. „Über einen cobra CRM Partner haben wir die Website mit Login angebunden. Parallel fand eine Umsetzung mit dem cobra CRM Projektteam auf unserer hauseigenen IT-Infrastruktur statt. Nachdem die Datenbank stand, haben wir die Umsetzung der Website und des Unternehmensportals realisiert. Inzwischen nutzen zehn Mitarbeiter – davon drei Power User – die zentrale Datenbank für die Unternehmenskontakte.
Fragen schnell beantwortet
Im cobra CRM pflegt WInTO die Hauptadressen, mit denen es regelmäßig zu Kontakt kommt. So gelingen das Einladen von Firmen zu Veranstaltungen, das Hinterlegen von Telefonaten, Presseaussendungen an Unternehmen und die zentrale Sammlung aller Informationen rund um die Kontakte mit Unternehmen in cobra CRM. „Für die Clusterung arbeiten wir mit den cobra CRM Stichwörtern. Jeder Mitarbeiter kann seine Verteiler selber zusammenstellen und eigene Schlagworte pflegen. Darüber hinaus gibt es spezielle Anwendungsszenarien wie das Ansiedlungsmanagement, das bedeutet: Wer hat wann angefragt? Mit wem hatten wir Kontakt? Wer hatte Interesse für was?“, erklärt der Prokurist.
„Auch weitere Informationen zu Gebäude oder Fläche nehmen wir in cobra auf. Da geht es zum Beispiel darum, was wir für eine Größe empfohlen haben. Das interlegen wir in der Kommunikation, aber auch in einer Übersichtstabelle. Dort finden wir Angaben, wer welches Gebäude oder welche Fläche angefragt hat.“ Ansiedlungen lassen sich auf diese Weise exakt auswerten. Zu den weiteren Schwerpunkten zählt das Thema Gewerbeflächenmanagement für den gesamten Landkreis Oberhavel.
So wird cobra CRM genutzt
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Adress- und Kontaktmanagement
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Mailings und Serien-E-Mails
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Messe- und Eventmanagement
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Ansiedlungsmanagement
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Communitymanagement & Portale
Ausbildungsmesse und Jobbörse auf Digitalisierungskurs
Für den Landkreis organisiert die WInTO GmbH darüber hinaus eine Ausbildungsmesse. Durch die Jobplattform akquiriert das Unternehmen erste Informationen. Über das Jobportal melden sich interessierte Betriebe zu der Ausbildungsmesse an und buchen dort ihren Stand. Einladungen und weiterführende Informationen werden über Serien-Briefe oder das Serien-E-Mail-Modul von cobra CRM ausgegeben. „Mit dem Modul PRINT+PLUS erstellen wir ein Ausstellerverzeichnis. Darüber suchen Besucher nach Unternehmen und deren Profilen, Ständen sowie den verfügbaren Ausbildungsplätze“, beschreibt Thanhäuser.
„Die Umsetzung war einerseits herausfordernd, aber der Aufwand hat sich gelohnt. Wir konnten die Prozesse deutlich verschlanken. Die Katalogerstellung erfolgt nun automatisiert und bringt eine große Zeitersparnis mit sich.“
Breitbandausbau vorantreiben
Aufgrund der großen Flexibilität von cobra CRM bildet die WInTO GmbH noch weitere Themen über das CRM ab. „Außerhalb des Lastenheftes haben wir zum Beispiel noch den Breitbandausbau eingebunden. Die Internetverfügbarkeit zielt neben den Unternehmenskontakten auch auf Privatpersonen ab. Aus Datenschutzgründen haben wir hierfür eine separate Datenbank erstellt und Adressdaten datenschutzkonform hinterlegt“, sagt er. Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, kommt es zur Speicherung der Kommunikation mit Interessenten und Kunden über verschiedene Kanäle – sei es Telefon, E-Mail oder per Brief.
Alles unter einem Dach - auch zuhause
Wegen der Möglichkeit einer Anbindung von cobra CRM an die Cloud-Telefonie von Placetel hat sich WInTO für eine solche Anlage entschieden. Zusätzliche Telefonbücher entfallen auf diese Weise. Wer in Abwesenheit angerufen hat, lässt sich einfach nachvollziehen, Gespräche nehmen Mitarbeiter per Klick an oder telefonieren heraus. „Auch im Homeoffice setzen wir über einen VPN-Tunnel auf cobra CRM“, so Thanhäuser. „Das ist essentiell, denn über 1.500 Adressdaten gehören zu unserem ‚täglich Brot‘.
Die Jobangebote und Gewerbeflächen haben ebenfalls hohe Relevanz. Für den Breitbandausbau sind es fast 9.000 Adressdatensätze.“ Aus Perspektive der Power User fällt das Fazit für die Lösung durchweg positiv aus. „Gibt es mal Fragen im Alltag, lassen diese sehr gut mit dem cobra CRM Supportteam und unseren Systempartnern lösen. Auch weniger technikaffine Mitarbeiter können wir immer mehr mit den Vorteilen von cobra CRM überzeugen und abholen“, schließt der Prokurist freudig ab.
WInTO GmbH
Wirtschafts-, Innovations- und
Tourismusförderung Oberhavel GmbH
Neuendorfstraße 23 a
16761 Hennigsdorf
www.winto-gmbh.de
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