Projektmanagement leicht gemacht: Stadtmarketing Braunschweig erreicht mit cobra CRM neue Effizienz
Aus der Praxis mit Tobias Grosch, Projektleiter Braunschweig Stadtmarketing GmbH
Meilensteine im cobra CRM Projekt
cobra CRM für Stadtmarketing & Digitalisierung bringt zukunftsorientieren Service für Bürger und Unternehmen
Transparenz und bessere Zusammenarbeit im gesamten Team
Effizientes Projekt- und Veranstaltungsmanagement: alles in einem System
Flexibilität und Anpassbarkeit für spezifische Prozesse
Zentralisierung aller Informationen bringt hohe Zeitersparnis
Ein Bericht der Braunschweig Stadtmarketing GmbH
Als Tochtergesellschaft der Stadt Braunschweig beschäftigt die Braunschweig Stadtmarketing GmbH rund 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Aufgeteilt in die drei Geschäftsfelder Standort-, Tourismus- und Innenstadtmarketing, setzt sie mit Unterstützung aus Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur sowie von Bürgerinnen und Bürgern und der Stadtverwaltung Maßnahmen für die Weiterentwicklung und Positionierung der Stadt Braunschweig um. Dies erfordert in der Betreuung aller Stakeholder, aber vor allem im Management der Projekte ein Arbeiten auf hohem Niveau. Um der Belegschaft die relevanten Prozesse zu erleichtern, hat die Braunschweig Stadtmarketing GmbH cobra CRM bereits seit mehr als zehn Jahren erfolgreich im Einsatz.
Durch die nachträgliche Anbindung der Wirtschaftsförderungsgesellschaft Braunschweig Zukunft GmbH wurden die Einsatzgebiete von cobra CRM für die Stadt Braunschweig erweitert. Bei der Wirtschaftsförderung wird cobra CRM unter anderem für die Verwaltung der Unternehmenskontakte und Gewerbeflächen-Anfragen genutzt. Somit bietet cobra CRM für die beiden Bereiche Stadtmarketing und Wirtschaftsförderung viele Vorteile im täglichen Einsatz.
Insgesamt finden 27 Lizenzen bei der Stadtmarketing Braunschweig GmbH Anwendung – zusätzlich zur standardmäßigen cobra CRM PRO Software auch das Add-on PRINT+PLUS. Neben der vereinfachten Pflege und Verwaltung des Kundendatenstamms liefert das Programm vor allem Unterstützung im Projektmanagement.
Alles unter einem Dach
„Wir hatten ähnliche Probleme wie wahrscheinlich viele andere Unternehmen“, erklärt Tobias Grosch, Projektleiter bei der Braunschweig Stadtmarketing GmbH. Er arbeitet im Bereich Innenstadtmarketing und betreute die Implementierungdes Customer-Relationship-Management-Systems von cobra CRM.
„Davor hatte jede Abteilung und jedes Projektteam einen eigenen Excel-Adressverteiler“, führt Grosch weiter aus. „Somit waren mehrere Kolleginnen und Kollegen damit beschäftigt, dieselben Adressen zu pflegen. Zudem erfordern viele Verteiler auch mehr Kontrollen, damit bei der Nutzung keine Fehler
passieren. Insgesamt war die Kontaktdatenpflege also zeitintensiver und problemanfälliger.“ Dass es sich dabei um eine nicht untypische Komplikation
handelt, weiß auch Jürgen Litz, Geschäftsführer der cobra – computer’s brainware GmbH: „Bei der Zusammenführung einzelner und per Hand geführter Adresslisten kommt es häufig zu Überschneidungen oder Übertragungsfehlern. Störelemente, die ganze Projekte gefährden können.“
Nun nutzen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Braunschweig Stadtmarketing GmbH das cobra CRM-System im alltäglichen Betrieb und greifen dementsprechend auf ein und dieselbe Datenbank zu.
„Je vielfältiger die Arbeit, desto wichtiger ist die Vernetzung und desto größer die Kontaktdatenbank. Hier liegt also großes Potenzial, mit einer effizienten Lösung Zeit einzusparen und sich auf die inhaltlichen Aspekte zu konzentrieren.“
Mit Rat und Tat
Im Rahmen einer Angebotsfrage entschied sich die Braunschweig Stadtmarketing GmbH im Jahr 2010 letztendlich für die Software-Lösung von cobra CRM. „Uns ging es konkret um Zeitersparnis“, erklärt Grosch. „Unser Fokus liegt auch auf der guten Zusammenarbeit mit unseren Partnerinnen und Partnern. Da kommen immer wieder neue hinzu, gerade bei neuen Projekten und Aufgabenfeldern. Je vielfältiger die Arbeit, desto wichtiger ist die Vernetzung und desto größer die Kontaktdatenbank. Hier liegt also großes Potenzial, mit einer effizienten Lösung Zeit einzusparen und sich auf die inhaltlichen Aspekte zu konzentrieren.“
Auf cobra CRM fiel die Wahl laut Grosch neben dem Preis-Leistungs-Verhältnis vor allem aufgrund des breiten Funktionsumfangs und der Flexibilität: „Mit dem cobra CRM war es möglich, es an unsere Anforderungen anzupassen. Dabei haben uns die Experten von cobra CRM unterstützt. Auch jetzt, fast elf Jahre später, entwickelt sich unser System noch immer weiter und es kommen stetig neue Aufgabenbereiche hinzu. Kleine Anpassungen dieser Art können wir oft selbstständig durchführen; wenn nicht, nehmen wir die fachmännische Beratung der Experten von cobra CRM in Anspruch.“
So wird cobra CRM genutzt
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Veranstaltungsmanagement
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Wirtschaftsförderung
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Gewerbeflächenmanagement
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Projekt- und Prozessunterstützung mit Verbindung zur Webseite
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Reporting
Es weihnachtet mit cobra
„Zu unseren Hauptaufgaben gehört die Organisation von städtischen Veranstaltungen“, so Grosch. „Beispielsweise wickeln wir die Organisation unseres Weihnachtsmarktes komplett über das cobra CRM-System ab. Von der Verwaltung der eingehenden Bewerbung für einen Standplatz über das Management von Vertragsmodalitäten bis hin zum Erstellen und Versenden von Rechnungen, geschieht jeder Schritt in cobra CRM.“ Bei organisatorischen Aufgaben dieser Größe profitieren Veranstalter beson-ders von der Zentralisierung aller relevanten Informationen. „Alle mit der Planung beauftragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen die gleichen Daten“, führt Jürgen Litz aus. „Außerdem sehen sie Fortschritte und Vorhaben der Kollegen und sind somit durchweg auf konformem Informationsstand.“
Schnelle Hilfe in Ausnahmesituation
Im Bereich der Wirtschaftsförderung erforderten vor allem die Corona-Situation und die sich ständig ändernden Bedingungen individuelle Lösungsansätze. Die Stadt Braunschweig hat in der akuten Phase der Corona-Pandemie den lokalen Unternehmerinnen und Unternehmern eine Direkthilfe in Form eines Corona-Härtefallfonds angeboten. Das Projektteam von cobra CRM hat sie dabei tatkräftig unterstützt, die Anträge über die städtische Webseite in cobra CRM einfach und übersichtlich abzubilden. Für die Integration der Prozesse benötigten cobra CRM und die Stadt Braunschweig nur eine geringe Vorlaufzeit: Um den Prozess der Antragstellung zu verkürzen, ließen sich über die Website ausgefüllte Anträge übersichtlich in cobra CRM abbilden und die enthaltenen Informationen jedem involvierten Bereich für die Weiterverarbeitung zur Verfügung stellen. Außerdem fertigt das cobra CRM automatisierte Reportings über die Gesamtheit der Anträge an und liefert detaillierte Auswertungen.
Was bringt die Zukunft?
Der Einsatz von cobra CRM beim Stadtmarketing und in der Wirtschaftsförderung hat sich sehr gut bewährt, sodass sich eine Migration von cobra CRM in weitere Bereiche bereits in Planung befindet. „Wir überlegen schon eine Weile, das cobra Mobile CRM zu integrieren, und werden das voraussichtlich
bald umsetzen“, erzählt Tobias Grosch. „Immer mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mit mobilen Endgeräten ausgestattet, die ebenfalls Zugriff auf unsere cobra CRM Datenbank benötigen. Bei der Integration in die IT-Struktur der Stadtverwaltung kommen wir dann auf die Unterstützung von den Experten der cobra GmbH zurück.“
Auch abseits dieser Neuerung freut sich Grosch auf eine weitere konstruktive Zusammenarbeit: „Mit cobra CRM hat sich über die Jahre ein sehr vertrauter Austausch entwickelt. Wir haben einen zentralen Ansprechpartner, der unsere Projekte kennt, was die Kommunikation erheblich vereinfacht.“ Ob mobil oder stationär – die Braunschweig Stadtmarketing GmbH und die Braunschweig Zukunft GmbH werden auch weiterhin mit der Hilfe von cobra CRM viele spannende Projekte realisieren.
Braunschweig Stadtmarketing GmbH
Sack 17
38100 Braunschweig
www.braunschweig.de
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