Tausende Mitglieder einfach verwalten.

Mit cobra Prozesse digitalisiert – Excel eliminiert

Vor der Nutzung von cobra CRM setzte der Verein auf ein Vorgehen in der Verwaltung, das mit zunehmender Anzahl an Kindern an seine Grenzen stieß.

„Wir haben zu Beginn mit Excel gearbeitet und mit Karteikarten, die wir in Fächern abgelegt haben“,

erinnert sich Philipp Schade, Vorstand des Vereins.

„Den Umfang von mehr als 3.000 Kindern mit Excel und Karteikarten zu verwalten, ist schlichtweg nicht möglich. Aus diesem Grund sind wir vor mehr als zehn Jahren auf cobra CRM zugekommen. Damals kamen Anfragen für Ferienlager noch klassisch per Post. Da haben wir E-Mails noch einmal pro Woche auf unserem Mailserver abgerufen. Heutzutage hat der Aufwand massiv zugenommen, da hauptsächlich elektronische Kommunikationskanäle genutzt werden.“

Über einen langen Zeitraum sammelte der Verein viele Datensätze, auf die gerade bei der Arbeit mit Kindern auch Jahre später nochmal zurückgegriffen werden muss.

„Im Rahmen des Upgrades auf CRM PLUS WEB CONNECT konnten wir unseren gesamten Bestand mitnehmen. Neue Anmeldungen tragen wir nun direkt in cobra CRM ein und haben sie sofort im Netzwerk“,

sagt Schade. Inzwischen ist der gesamte Prozess digitalisiert: Neue Anfragen kommen über ein Anmeldeformular auf der Webseite rein, diese werden digital ohne Medienbrüche an cobra CRM übertragen. Durch die Anbindung der Buchhaltungssoftware gelangen Daten von cobra CRM automatisch an Lexware.

Maßgeschneiderte Kommunikation

Nicht nur die Kinder profitieren, sondern auch die Eltern. Sie erhalten den Ferienpass, eine Übersicht über die Reise, als Brief – ausgegeben aus cobra CRM.

„Wer es lieber digital mag, erhält den Ferienpass einfach per E-Mail“,

so der Vorstand. Für die Ausgaben gibt es personalisierbare Formate, es handelt sich um eine Art vorgedruckte Karteikarte im Postkartenformat, welche automatisch befüllt wird, sodass Eltern und Kinder ihren individuellen Ferienpass erhalten. Damit alles genau passt, hat der Verein ein etabliertes Vorgehen.

„Die Daten für Eltern und Kinder pflegen wir als Adressen im cobra CRM, die individuellen Informationen zu einem Kind in einer Zusatztabelle. Das können etwa Essgewohnheiten, Schwimmfähigkeiten, mögliche Tabletteneinnahme oder ob das Kind Brillenträger ist, sein. So stimmen wir für die Kinder ein entsprechendes Programm ab und stellen es für sie bereit“,

meint Schade. Neben diesen Punkten kam 2018 noch eine weitere Herausforderung auf den Verein zu: das Thema Datenschutz.

„Zum einen war das natürlich mit Excel nicht zu realisieren. Es gab aber noch andere Gründe, warum wir unser bestehendes cobra CRM upgraden wollten. Anfragen kamen per E-Mail und mussten in cobra CRM hinterlegt werden. In der Übertragung gab es jedoch immer noch viele händische Prozesse, die zum Teil auch dem Transfer vom Mailserver geschuldet waren. Jetzt werden Daten über CXM WEB CONNECT direkt von der Webseite digital und automatisch übertragen und können auch zurückgespielt werden.“

Unwägbarkeiten wie E-Mails im Spam-Ordner, falsch angegebene oder verlorene Daten entfallen durch den direkten Weg an cobra CRM.

„Per Knopfdruck kann ich mir auf einen Blick alle Anmeldungen des letzten Monats ansehen und überprüfen, ob alle Informationen richtig überlegt wurden“,

sagt Schade.

Sinnvolle Verknüpfungen

Das Upgrade von cobra CRM war eine Mischung zwischen Agieren des cobra Projektteams und dem Austausch mit dem Webentwickler des Vereins für die Webseitenanbindung.

„Zusammen mit einem Projektmitarbeiter von cobra CRM haben wir gemeinsam das Upgrade realisiert, zielführend und konkret. Zudem spielt für uns der Service eine wichtige Rolle, da wir auch eigenständig viel an unserer cobra CRM Datenbank anpassen – zum Beispiel nutzen wir ein Rechnungsfeld, welches automatisch aus dem Webeseitenformular befüllt wird. Rufen Eltern bei uns für eine Rechnungsfrage an, können wir diese durch die Anbindung der Webseite und Zahlungsinformationen aus Lexware in Sekundenschnelle beantworten. Bei cobra CRM erhalten wir darüber hinaus schnelle und kompetente Hilfe, sei es beim Support oder über die Online-Hilfe. Letztere haben wir für die Einbindung des CXM WEB CONNECT genutzt“,

erzählt Schade. Außerdem besteht eine Microsoft Teams-Einbindung mit cobra CRM, sodass sich alle Datensätze sowie Aufgaben mit der Bitte um Kontaktaufnahme austauschen lassen, etwa über Verlinkungen zur cobra CRM Datenbank. Insgesamt nutzen vier Personen aus der Hauptstelle cobra.

„Dabei kommt uns das Concurrent-Lizenz-Modell entgegen, da dadurch mehr Nutzer mit cobra CRM arbeiten können als Lizenzen gebucht wurden. Durch Berechtigungen haben wir zudem eingeschränkt, welcher Mitarbeiter welche Daten in cobra CRM sehen und bearbeiten kann. So können wir beispielsweise den Zugriff von Werkstudenten begrenzen“,

gibt der Vorstand Einblicke.

Praxisbeispiel Bustour und Camp

Sobald eine Anmeldung analog eintrifft, wird der entsprechende Bogen digitalisiert, in der cobra CRM Kommunikation hinterlegt und als Dokument gespeichert.

„Kommt ein Kunde wieder auf uns zu, haben wir Zugriff auf Daten auch aus früheren Jahren und können so individuell auf Eltern eingehen. Das schafft Vertrauen und einen guten Service, direkt auf den Bedarf des Kindes einzugehen. Neben Informationen zu Eltern und Kindern pflegen wir auch unsere Geschäftskontakte im cobra CRM. Dazu gehören zum Beispiel Busunternehmen mit Angaben wie Plätze eines Busses, den Namen des Busunternehmens sowie Preise und Rechnungen vergangener Jahre. Das spart viel Zeit und schafft Transparenz“,

nennt Schade Eigenschaften. Mithilfe der umfangreichen Recherche-Möglichkeiten gelingen Touren spielend.

„Für uns ein echter Game-Changer: Fährt ein Bus zum Beispiel in Erfurt los und in einer anderen Stadt steigen die Kinder um – oder neue Kinder ein –, wäre das ohne die umfangreichen Recherchemöglichkeiten nur schwer händelbar. In cobra CRM können wir jedoch verschachtelte, mehrstufige Recherchen erstellen. Ohne diese Funktion würde uns die gesamte Feriencamp-Organisation nur schwer gelingen. Zudem müssen wir bei der Planung die Geschlechter der Kinder wissen, wofür wir ebenfalls die Recherchefunktion nutzen“,

skizziert der Vorstand und fügt hinzu:

„Früher dauerten Buchungsprozesse länger. Durch die neuen Möglichkeiten der Kontaktaufnahme können Anmeldungen heute in kürzester Zeit bearbeitet werden. Manchmal melden sich Eltern sehr kurzfristig, etwa einen Tag vor der Abreise zum Feriencamp. In der Vergangenheit mussten wir diesen Eltern aufgrund der Bearbeitungszeit absagen. Jetzt können sie sich online anmelden und eine halbe Stunde später erhalten sie die Bestätigung.“

Zahlenspiele

Mithilfe der Serien-Mail-Funktion bekommen Eltern und Kinder relevante Informationen zum Camp: Welche Schuhe sollen mit? Wann kommt der Bus? In einer mit cobra CRM erstellten Vorlage und dank vordefinierter Verteiler sendet der Verein alle die für sie relevanten Informationen.

„Wir sehen auch, welche E-Mails und ob Unterlagen zugestellt wurden. Damit verbunden ist die Ausgabefunktion von Listen sehr wichtig. Hier geht es darum, welches Kind in welchem Bus sitzen soll. Welche Verpflegung bekommt das Kind? Nimmt es morgen an einem Ausflug teil oder gibt es bestimmte Medikamente, welche das Kind einnehmen muss?“,

so Schade. Inzwischen pflegt der Verein mehr als 6.000 Personen in der Datenbank, darunter über 3.000 Kinder.

„Inklusive der Kommunikation kommen wir auf etwa 42.000 Datensätze. Umso wichtiger ist für uns der Einsatz von cobra CRM. Eine Anmeldung wird dadurch digital übertragen, jetzt in maximal zwei bis drei Minuten – und inklusive Rechnungsstellung nur fünf. Listen können nun per Knopfdruck über verschachtelte Recherchen erstellt werden. Ab dem damaligen Start mit cobra AdressPLUS konnten wir die Effizienz zu händischen Prozessen um 80 steigern. Durch das Upgrade konnten wir nochmal 20 Prozent Effizienz durch effizientere Arbeitsweisen erzielen. Bei Buchungsarbeiten alleine fünf Prozent zu sparen, macht einen enormen Zeitgewinn aus – bei zunehmender Menge an Buchungen ein echter Meilenstein“,

fasst Schade abschließend zusammen.