Mehr Umsatz durch intelligente Sales-Prozesse

Definition von Zielen und Anforderungen

Als operativ agierender Player benötigt GO! genau auf die eigenen Bedürfnisse und die Prozesse ausgerichtete Systeme. „Lange Zeit haben wir eine eigenentwickelte Lösung eingesetzt. Diese war allerdings nicht mehr zeitgemäß, da wir sie schon vor 20 Jahren ins Leben gerufen hatten“, erinnert sich Patrick Kreis, Mitglied des Managements und Stationsleiter bei GO!. „Damals legten wir den IT-Fokus auch nicht auf den Vertrieb, das wollten wir ändern.“ Über Geschäftsführer Ulrich Nolte, der cobra CRM bereits kannte, kam es dann zu einer Anfrage beim Konstanzer Softwarehaus.

„Letztlich haben wir uns vor allem für cobra CRM entschieden, weil sich die Lösung individuell anpassen lässt, wir uns aber dennoch auf das Wesentliche konzentrieren können. Andere gehen oftmals über die vertrieblichen Anforderungen hinaus – dabei war unser Ziel, den Fokus auf die Hauptaufgaben des Verkaufs zu legen“, so Kreis. „Zunächst haben wir das Feedback aus unserem Vertrieb eingeholt, welches wir in das Vorabgespräch mit dem cobra-Projektleiter haben einfließen lassen. Es ging darum: Wie stellen wir uns ein CRM überhaupt vor? Welche Anforderungen sind wichtig und welche nicht?“

In einem längeren und stetigen Prozess lief dann die Einführung ab.

Implementierung und Integration von ERP-Daten

Auf dem Weg zur Implementierung gab es einige Herausforderungen zu bewältigen. Auf die größte blickt Kreis zurück: „Wir wollten die Umsätze der Kunden darstellen. Hierfür mussten wir die jeweiligen Datenbanken ‚anzapfen‘ und in cobra CRM übertragen.“

Diese Hürde übersprangen die Projektpartner mit einem Zusatztool.„Nun bekommen wir die Informationen auf einem FTP-Server über Nacht und holen diese ab, um sie nach cobra zu übertragen“, sagt er. Im Laufe der Einführung gab es viele Gespräche, beide Seiten machten sich Gedanken. Ein weiterer Bestandteil waren Praxistests mit anschließendem Feedback aus den Teams.

„Auf diese Weise schaffen wir es, das cobra CRM genau auf die Kundenbedürfnisse abzustimmen“,erläutert Jürgen Litz, Geschäftsführer der cobra – computer’s brainware GmbH. Die Schulung der Mitarbeiter erfolgte dann durch das Train-the-Trainer-Prinzip. Nun arbeiten 19 Mitarbeiter von fünf Standorten regelmäßig mit cobra CRM, das System beinhaltet mittlerweile 90.000 Datensätze. Nachts findet die Aktualisierung der Bestandskundensätze über einen Automatismus statt.

Standorte und Außendienst ins Boot holen

Seit der Einführung von cobra CRM speichert GO! nun alle Vertriebsdaten in einer Datenbank – trotz fünf verschiedener Standorte. „Aus IT-Sicherheitsgründen sind wir bei der Transportaufgabe dezentral aufgestellt. Das war allerdings aus Sicht der Vertriebssteuerung kontraproduktiv. Mit cobra CRM verfügen wir nun über ein System, indem wir alle Informationen übersichtlich zusammengefasst haben“, betont Kreis. Geführte Telefonate und E-Mail-Verläufe lassen sich – aufgrund der Verknüpfung mit cobra CRM – ebenso abrufen wie Umsatzentwicklungen.

cobra CRM dient neben der Bestandskundenpflege auch der Neukundenakquise. Dank zentraler Speicherung sparen Teams Zeit, die sie sonst für die Informationsbeschaffung aufgewendet hätten. GO! qualifiziert potenzielle Leads intern vor und kontaktiert diese im Anschluss. Dann gibt es fixe Außendienst-Termine. Auch Kunden, die eher unregelmäßig Aufträge aufgeben, bleiben so im Blick. Ein großer Vorteil:

„Diese würden wir sonst möglicherweise aus den Augen verlieren. In Wiedervorlagen und Berichten tauchen sie immer wieder auf und wir generieren wichtigen Umsatz“,

erläutert Kreis. Im Rahmen des Vertriebs versendet GO! via cobra CRM außerdem regelmäßig Mailings.

Dynamische Vertriebs-Dashboards lösen Excel ab

Nachdem sich GO! zunächst für cobra CRM PLUS entschieden hatte, führten die Projektpartner 2022 ein Upgrade auf cobra CRM PRO durch. Inzwischen befinden sich 19 Lizenzen im Einsatz.

„Unsere Berichte gestalten sich teilweise komplex. Nun können wir hier dynamische Abfragen umsetzen. Vorher hatten wir die Daten manuell aus verschiedenen Systemen ziehen und in Excel aufbereiten müssen“, blickt Kreis zurück. „Jetzt lassen sich die Auswertungen in einem Bericht darstellen. Zudem bietet die neue Version zusätzliche Funktionen.“

Beispielsweise nutzt der Vertrieb standortübergreifend die Potenzialentwicklung zentral in cobra CRM – neben den Kommunikationseinträgen eine der wichtigsten Angaben. Hier lesen die Teams ab, wie hoch das Potenzial der jeweiligen Leads ausfällt.

„Mit cobra CRM ergeben sich in diesem Zusammenhang große Möglichkeiten, oft fällt die Kundenentwicklung über mehrere Jahre in Logistikunternehmen nämlich hinten über“, so Kreis. „Wir nutzen die Potenzialentwicklung über verschiedene Phasen von Testkunde bis hin zum Kunden. Dadurch haben wir viele Vertriebsprojekte und das Potenzial im Auge.“

Darüber hinaus bewegen sich sechs Personen im Außendienst und nutzen die mobile Lösung von cobra CRM.

Effizienz und Transparenz auf allen Ebenen

Für den Außendienst war die Vorbereitung von Leads oder auch von Terminen in der Vergangenheit mit großem Aufwand verbunden. „Inzwischen schätzen die Mitarbeiter, dass sie mit drei Klicks alle relevanten Daten übersichtlich sehen“, freut sich Kreis. „Auch der Innendienst hat jetzt einen 360-Grad-Blick auf die Kunden.“ Jürgen Litz zeigt sich ebenfalls zufrieden: „Wir haben für GO! eine spezielle Ansicht erstellt, die nur die wirklich relevanten Informationen aufzeigt.“ In die internen Sicherheitsrichtlinien fügt sich cobra CRM nahtlos ein, alle fünf Standorte laufen über einen zentralen Server.

„Die Entscheidung für ein cobra CRM war extrem wichtig, um wettbewerbsfähig zu sein und Bereiche, die wir in der Vergangenheit nicht abbilden konnten, umzusetzen.“,

zieht Kreis ein durchweg positives Fazit aus der bisherigen Zusammenarbeit.