Enge Beziehungen.
Starke Wirtschaft.
Stabiler Standort.

Alles unter einem Dach

„Wir hatten ähnliche Probleme wie wahrscheinlich viele andere Unternehmen“, erklärt Tobias Grosch, Projektleiter bei der Braunschweig Stadtmarketing GmbH. Er arbeitet im Bereich Innenstadtmarketing und betreute die Implementierung des Customer-Relationship-Management-Systems von cobra. „Davor hatte jede Abteilung und jedes Projektteam einen eigenen Excel-Adressverteiler“, führt Grosch weiter aus. „Somit waren mehrere Kolleginnen und Kollegen damit beschäftigt, dieselben Adressen zu pflegen. Zudem erfordern viele Verteiler auch mehr Kontrollen, damit bei der Nutzung keine Fehler passieren. Insgesamt war die Kontaktdatenpflege also zeitintensiver und problemanfälliger.“ Dass es sich dabei um eine nicht untypische Komplikation handelt, weiß auch Jürgen Litz, Geschäftsführer der cobra – computer’s brainware GmbH: „Bei der Zusammenführung einzelner und per Hand geführter Adresslisten kommt es häufig zu Überschneidungen oder Übertragungsfehlern. Störelemente, die ganze Projekte gefährden können.“ Nun nutzen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Braunschweig Stadtmarketing GmbH das CRM-System im alltäglichen Betrieb und greifen dementsprechend auf ein und dieselbe Datenbank zu.

Mit Rat und Tat

Im Rahmen einer Angebotsfrage entschied sich die Braunschweig Stadtmarketing GmbH im Jahr 2010 letztendlich für die Software-Lösung von cobra. „Uns ging es konkret um Zeitersparnis“, erklärt Grosch. „Unser Fokus liegt auch auf der guten Zusammenarbeit mit unseren Partnerinnen und Partnern. Da kommen immer wieder neue hinzu, gerade bei neuen Projekten und Aufgabenfeldern. Je vielfältiger die Arbeit, desto wichtiger ist die Vernetzung und desto größer die Kontaktdatenbank. Hier liegt also großes Potenzial, mit einer effizienten Lösung Zeit einzusparen und sich auf die inhaltlichen Aspekte zu konzentrieren.“ Auf cobra fiel die Wahl laut Grosch neben dem Preis-Leistungs-Verhältnis vor allem aufgrund des breiten Funktionsumfangs und der Flexibilität: „Mit dem CRM von cobra war es möglich, es an unsere Anforderungen anzupassen. Dabei haben uns die Experten von cobra unterstützt. Auch jetzt, fast elf Jahre später, entwickelt sich unser System noch immer weiter und es kommen stetig neue Aufgabenbereiche hinzu. Kleine Anpassungen dieser Art können wir oft selbstständig durchführen; wenn nicht, nehmen wir die fachmännische Beratung der Experten von cobra in Anspruch.“

Es weihnachtet mit cobra

Insgesamt finden 27 Lizenzen bei der Stadtmarketing Braunschweig GmbH Anwendung – zusätzlich zur standardmäßigen cobra CRM PRO Software auch das Add-on PRINT+PLUS. Neben der vereinfachten Pflege und Verwaltung des Kundendatenstamms liefert das Programm vor allem Unterstützung im Projektmanagement. „Zu unseren Hauptaufgaben gehört die Organisation von städtischen Veranstaltungen“, so Grosch. „Beispielsweise wickeln wir die Organisation unseres Weihnachtsmarktes komplett über das CRM-System ab. Von der Verwaltung der eingehenden Bewerbung für einen Standplatz über das Management von Vertragsmodalitäten bis hin zum Erstellen und Versenden von Rechnungen, geschieht jeder Schritt in cobra.“ Bei organisatorischen Aufgaben dieser Größe profitieren Veranstalter besonders von der Zentralisierung aller relevanten Informationen. „Alle mit der Planung beauftragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen die gleichen Daten“, führt Jürgen Litz aus. „Außerdem sehen sie Fortschritte und Vorhaben der Kollegen und sind somit durchweg auf konformem Informationsstand.“

Schnelle Hilfe in Ausnahmesituation

Im Bereich der Wirtschaftsförderung erforderten vor allem die Corona-Situation und die sich ständig ändernden Bedingungen individuelle Lösungsansätze. Die Stadt Braunschweig hat in der akuten Phase der Corona-Pandemie den lokalen Unternehmerinnen und Unternehmern eine Direkthilfe in Form eines Corona-Härtefallfonds angeboten. Das Projektteam von cobra hat sie dabei tatkräftig unterstützt, die Anträge über die städtische Webseite in cobra einfach und übersichtlich abzubilden. Für die Integration der Prozesse benötigten cobra und die Stadt Braunschweig nur eine geringe Vorlaufzeit: Um den Prozess der Antragstellung zu verkürzen, ließen sich über die Website ausgefüllte Anträge übersichtlich in cobra abbilden und die enthaltenen Informationen jedem involvierten Bereich für die Weiterverarbeitung zur Verfügung stellen. Außerdem fertigt das CRM automatisierte Reportings über die Gesamtheit der Anträge an und liefert detaillierte Auswertungen.

Was bringt die Zukunft?

Der Einsatz von cobra CRM beim Stadtmarketing und in der Wirtschaftsförderung hat sich sehr gut bewährt, sodass sich eine Migration von cobra in weitere Bereiche bereits in Planung befindet. „Wir überlegen schon eine Weile, das cobra Mobile CRM zu integrieren, und werden das voraussichtlich bald umsetzen“, erzählt Tobias Grosch. „Immer mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mit mobilen Endgeräten ausgestattet, die ebenfalls Zugriff auf unsere cobra Datenbank benötigen. Bei der Integration in die IT-Struktur der Stadtverwaltung kommen wir dann auf die Unterstützung von den Experten der cobra GmbH zurück.“ Auch abseits dieser Neuerung freut sich Grosch auf eine weitere konstruktive Zusammenarbeit: „Mit cobra hat sich über die Jahre ein sehr vertrauter Austausch entwickelt. Wir haben einen zentralen Ansprechpartner, der unsere Projekte kennt, was die Kommunikation erheblich vereinfacht.“ Ob mobil oder stationär – die Braunschweig Stadtmarketing GmbH und die Braunschweig Zukunft GmbH werden auch weiterhin mit der Hilfe von cobra CRM viele spannende Projekte realisieren.