Im Rahmen der Beratung für den Versand von Unterlagen der Betroffenen kommen Briefvorlagen und die Outlook-Schnittstelle zum Einsatz. „Es kommt uns außerdem zugute, dass cobra CRM ein sehr flexibles System ist, bei dem Datenbankfelder in der Regel ohne Programmierung erstellt werden können. So lässt sich das System auf verschiedene Szenarien anpassen“, gibt Heitmann an. „Bei den Mitgliedern haben wir auch eine ähnliche Tabellenstruktur, pflegen jedoch die Mitgliedsbeiträge, das Mahnwesen und die Verwaltung der Ehrenamtlichen.“ Um die Vereinstätigkeit zu unterstützen, holt die DMSG Spenden ein. Diese müssen einerseits in FibuNet verbucht sein, andererseits besteht die Verpflichtung, Spendenbescheinigungen auszugeben. „In cobra gibt es die Spendentabelle. Dort sind der Betrag sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben wichtig. Es gab eine kleine Zusatzprogrammierung, um die Ausgabe in Buchstaben zu ermöglichen. Neben Einzelspendenbescheinigungen können wir nun über die Ausgabeformate – das heißt Briefausgabe – auch eine jährliche Summe von Spenden ausgeben“, erklärt der Geschäftsführer. Die Summe errechnet sich über die bereits eingegangenen Spenden eines Spenders. Falls der Spender bisher noch nicht existiert, legt der Landesverband in cobra die neue Adresse an. „Danach erfassen wir die Spende und übergeben die Adresse per Knopfdruck manuell an FibuNet – oder der Abgleich findet automatisiert nachts außerhalb der Geschäftszeiten statt“, so Heitmann. Über die Schnittstelle werden beispielsweise Daten wie die Adresse, der Betrag und die Art der Spende übertragen.