cobra CRM hilft der CATUS AG bei der Kunden-konsultation
Aus der Praxis mit Gisela Rudolf, Prokuristin der CATUS AG
Meilensteine im cobra CRM Projekt
cobra CRM für Finanzen & Versicherung bringt zukunftsorientieren Kunden und Geschäftspartner
Essenzielle Daten sind leicht abrufbar und dezentral zugänglich
Automatisierte Dokumentation für gesetzliche Pflichten
Direkte Datenübertragung zu Partnerunternehmen über Schnittstellen
Alle Prozesse sind strukturiert, sicher und zeitsparend
Ein Bericht von der CATUS AG
„Jeder hat das Recht auf eine faire Beratung zur Geldanlage – nicht nur Millionäre.“ Nach diesem Credo arbeitet die CATUS AG seit dem Jahr 2000 in Bodenheim bei Mainz. Doch bereits fünf Jahre davor begann die Zusammenarbeit mit cobra CRM mit der zweiten Firma des Inhabers, welche bis heute anhält. CRM-Lösungen des Konstanzer Softwarehauses unterstützen den Anbieter von Vermögensverwaltung, der für seine Kunden langfristigen Vermögensaufbau durch Geldanlagen generiert und sie zu Anlagestrategien berät. Eine gut geführte Kundenkartei erweist sich in diesem Feld als unabdingbar
Beratung für Berater
Unser beruflicher Alltag besteht darin, Kunden zu beraten und Anlagestrategien zu empfehlen. Bei der Suche nach einer CRM-Lösung waren wir sehr dankbar, selber eine Empfehlung zu erhalten“, erinnert sich Gisela Rudolf, Prokuristin bei der CATUS AG. So kam ein Bekannter der Geschäftsleitung auf die Entscheider zu und empfahl die Anwendungen der cobra – computer’s brainware GmbH zur Verbesserung der Unternehmensprozesse. „Uns war wichtig, dass wir mit einer Adressverwaltung jeden einzelnen Kontakt sorgfältig und sicher ablegen können“, erklärt Frau Rudolf.
„Gesetzliche Bestimmungen verpflichten uns im ersten Schritt zu einer umfassenden Beratung. cobra CRM ermöglicht es uns, dieses Verfahren kontrolliert und höchst professionell über die Bühne zu bringen.“
„Nach den sehr positiven Referenzen anderer Nutzer fiel unsere Entscheidung für cobra CRM schnell.“ Wie üblich geschah die Umsetzung und Implementierung des Customer-Relationship-Management-Systems durch das erfahrene Projektteam des Konstanzer Softwarehauses. „Wir wären nie auf die Idee gekommen, dass wir auch unsere Excel-Listen durch Anwendungen ersetzen können“, berichtet Frau Rudolf. „Deshalb würden wir jedem empfehlen, sich mit den Experten von cobra CRM zusammenzusetzen, sich beraten zu lassen und anschließend zu prüfen, was noch alles möglich ist, um Mehrwert zu generieren.“ Neben der Installation bereinigte das Projektteam auch die Datenbank des Unternehmens.
Upgrade für mehr Sicherheit
Zurzeit verwendet die CATUS AG die Anwendung cobra CRM PRO XL. Ein Upgrade auf diese Version erwies sich für die Vermögensverwalter vor allem aufgrund der sich verändernden Gesetzeslage als nötig, wie Gisela Rudolf erläutert: „Aufgrund der verschärften Nachweispflicht im Datenschutzbereich müssen wir eine lückenlose Kontakthistorie aufweisen können. CRM PRO XL unterstützt durch die Möglichkeit der Protokollierung dabei, relevante Veränderungen an Kontaktdaten nachzuverfolgen. „Vor allem in der Finanzbranche hat die Einhaltung des Datenschutzes eine nochmals höhere Priorität
als seit der DSGVO ohnehin schon“, weiß Jürgen Litz, Geschäftsführer der cobra – computer’s brainware GmbH. „Wir sind auf dem CRM-Markt absoluter Vorreiter im Bereich Datenschutz und stellen diesen hohen Anspruch auch an jede unserer Anwendungen.“ Ebenfalls bestehen aus gesetzlichen Gründen zwei verschiedene Datenbanken, die cobra CRM PRO XL problemlos abbilden kann. Zusammengenommen verwaltet die CATUS AG in diesem System über
100.000 Kontakte.
So wird cobra CRM genutzt
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Adressmanagement & Datenqualität
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Kundenberatung
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Datenschutz & Dokumentation
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Mobiles CRM
Vorteile über Vorteile
Ein derart großer Kundenstamm lässt sich ab einem bestimmten Punkt nicht mehr effektiv mit Papiernotizen und Excel-Tabellen managen. Zentral an einem Ort befindliche Kundendaten erleichtern laut der Prokuristin die tägliche Arbeit bei der CATUS AG immens: „Alle relevanten Informationen lassen
sich mit einem Mausklick finden, auswerten und anpassen. Kommt ein Mitarbeiter beispielsweise aus dem Urlaub, ist er mit nur einem Blick auf die Kontakthistorie des Kunden auf dem aktuellsten Stand.“ Auch Dokumente und Verträge lassen sich der zugehörigen Kartei zuordnen und immer wieder
nach Bedarf einsehen. Dies hilft besonders bei einem für die Finanzbranche typischen Prozess, der es nötig macht, Kontakte schon zu erfassen und zu verwalten, bevor sie überhaupt zu Kunden werden.
„Gesetzliche Bestimmungen verpflichten uns im ersten Schritt zu einer umfassenden Beratung“, so Frau Rudolf. „cobra CRM ermöglicht es uns, dieses Verfahren kontrolliert und höchst professionell über die Bühne zu bringen. Jeder Interessent lässt sich als neues Vertriebsprojekt anlegen und individuell zu seiner Vermögenssituation beraten. Davon profitieren nicht nur wir als CATUS AG, sondern auch der zukünftige Kunde.“
Von dezentralem Arbeiten bis zur Schnittstelle
Zu den offensichtlichen Funktionen einer Adressverwaltung gesellt sich im Upgrade auf cobra CRM PRO XL auch noch eine Reihe von Tools, die den Arbeitsalltag komfortabler gestalten. Der zweite wesentliche Grund für die Umstellung auf die CRM PRO XL Version, war die Möglichkeit, durch das mobile
CRM cobra auch unterwegs nutzen zu können. Mit cobra Mobile CRM lässt sich dezentrales Arbeiten von jedem Ort problemlos verwirklichen. Mitarbeiter der CATUS AG können mit ihren Smartphones, Tablets oder Laptops jederzeit auf ihre Daten zugreifen. Damit im Homeoffice oder auf Reisen trotzdem jeder seine Aufgaben kennt, nutzen die Vermögensverwalter ebenso das Task-Management. „Vor allem unsere Teilzeitkräfte bleiben so immer auf dem aktuellen Stand ihrer Tätigkeit“, berichtet Prokuristin Rudolf. „Dadurch lässt sich eine stetige Koordination gewährleisten – ganze Projektteams ziehen in jedem Moment des jeweiligen Prozesses an einem Strang. Der Terminmanager unterstützt dabei noch zusätzlich.“
Doch an dieser Stelle soll die Weiterentwicklung der fruchtbaren Zusammenarbeit zwischen cobra CRM und der CATUS AG noch nicht beendet sein. Zurzeit arbeitet das Projektteam des CRM-Anbieters an einer Schnittstelle zum zweiten Unternehmen – der Rudolf Wirtschaftsberatung. „Dabei dreht es sich vor allem um eine Integration des ELO-Dokumentensystems in die bereits vorhandene Datenbank“, präzisiert Litz. „Hier zeigen sich erneut die Flexibilität von cobra CRM-Lösungen und die Möglichkeiten der Individualisierung nach Branche und Bedürfnissen.“
Glückliche Mitarbeiter, glückliche Kunden
Integration und letztendlicher Erfolg eines Customer-Relationship-Management-Systems hängt auch immer stark mit der Akzeptanz und der Beteiligung der Belegschaft zusammen. Nur durch den Willen zu lernen und eine gewissenhafte Pflege der Kontakte kann CRM sein volles Potenzial ausschöpfen. „Unsere Mitarbeiter zeigten sich von Beginn an begeistert“, erinnert sich die Prokuristin. „Auch neue Angestellte profitieren immer wieder von der Basis, die cobra CRM für unsere Arbeit bietet und das Einarbeiten extrem erleichtert.“ Die Zufriedenheit der Belegschaft springt auch auf die Kunden über. So hört die CATUS AG immer wieder Berichte von Kunden, die von der engen Beziehung zu ihren Beratern schwärmen. „Dies hängt auch zu großen Teilen mit der vielseitigen Nutzung der Kontakthistorie zusammen“, erklärt Gisela Rudolf. „Zuerst banal erscheinendes Wissen über einen Kunden – hat eine Person Haustiere oder nicht, ist sie gerade umgezogen oder feiert sie heute Hochzeitstag – kann bei Erinnerung durch das CRM und Erwähnung im Gespräch massiv zur Kundenbindung beitragen. Mir fällt es mittlerweile auf, wenn ein Unternehmen, bei dem ich Käufer bin, kein CRM verwendet.“ So erreichen die Mitarbeiter der CATUS AG mithilfe von cobra CRM exakt das, was sie sich auf die Fahne geschrieben haben: glückliche Klienten und eine professionelle Beratung für jedermann.
CATUS AG
Am Kümmerling 24 – 26
55294 Bodenheim
www.catus-ag.de
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