Die BRU-Security GmbH vertraut auf cobra CRM für maximale Sicherheit
Aus der Praxis mit Gesine Herrmann, Prokuristin der BRU Security GmbH
Meilensteine im cobra CRM Projekt
cobra CRM für Dienstleistungen & Services bringt zukunftsorientieren für Kunden und Organisationen
Kommunikation und Dokumente sind zentral und vollständig hinterlegt
Der Veranstaltungsprozess läuft automatisiert über die Web-Schnittstelle
Reports und Statistik stehen schnell und unkompliziert zur Verfügung
Vertriebscontrolling und Marketing werden deutlich effizienter
Ein Bericht von der BRU Security GmbH
Seit bereits mehr als 20 Jahren steht das Unternehmen aus Naumburg an der Saale für zertifizierten Wachschutz. Stetiges Wachstum über Jahrzehnte sorgt natürlich auch für ein Mehr an verwaltungstechnischer Arbeit, das ab einem bestimmten Punkt nicht mehr ohne technische Hilfsmittel zu bewältigen ist. Mit cobra CRM setzt die BRU Security GmbH in dieser Hinsicht auf eine sichere Bank.
Vielseitigkeit als Trumpf
Das Unternehmen BRU Security GmbH zeichnet sich besonders durch die Breite des bespielten Feldes Sicherheit aus. Neben den klassischen Aufgaben wie Werk- Personen- und Veranstaltungsschutz legt das Unternehmen den Fokus auch auf modernste Sicherheitstechniken und deren Wartung sowie Branchenlösungen und Konzepte für Einkaufszentren, Museen oder Institutionen in öffentlicher Hand. Zusätzlich bietet die BRU Security GmbH über das Tochterunternehmen BeDeKa Aus- und Weiterbildungen im Bereich Sicherheit an.
„cobra CRM-Anwendungen bestechen ganz besonders durch ihre Anpassungs-fähigkeit. Einzelne Segmente ließen sich genau nach unseren Vorstellungen sowie
sehr präzisen Anforderungen gestalten
und damit auch ohne große Umwege in
unsere Abläufe integrieren.“
„Für uns war es essenziell, dass sich eine CRM-Lösung, die uns bei der täglichen Arbeit unterstützt, als ebenso vielseitig erweist wie wir selbst“, erklärt Gesine Herrmann, Prokuristin bei der BRU Security GmbH. „cobra CRM-Anwendungen bestechen ganz besonders durch ihre Anpassungsfähigkeit. Einzelne Segmente ließen sich genau nach unseren Vorstellungen sowie sehr präzisen Anforderungen gestalten und damit auch ohne große Umwege in unsere Abläufe integrieren.“ Variabilität beim Kunden setzt diese auch immer beim Lösungsansatz voraus – ein Gebiet, auf dem cobra CRM eine Vorreiterposition einnimmt.
Erste Saat schlägt starke Wurzeln
Auf der Suche nach dem geeigneten CRM stieß die BRU Security GmbH auf die cobra CRM-Website, wie Herrmann erklärt: „Besonders die Referenzen bereits zufriedener Kunden haben uns überzeugt.“ Nach dem Erstkontakt konnten beide Parteien schnell zueinanderfinden und das Hauptziel definieren. Dies bezog sich zunächst ausschließlich auf die Zuordnung wichtiger Dokumente zum jeweiligen Kunden. „Mit cobra CRM lässt sich diese Art von Ablage einfach und automatisiert durchführen“, so Herrmann. „Potenzielle Fehler konnten dabei aufgrund von dezentral abrufbaren Kundenhistorien auf ein absolutes Minimum reduziert werden – eine extreme Erleichterung für alle Mitarbeiter.“ Was als relativ kleines Projekt begann, wuchs nach ersten Erfolgen rapide an und ging schnell über das eigentlich definierte Hauptziel hinaus.
Den Schwerpunkt legte das Unternehmen BRU Security GmbH zunächst auf Prozesse, die der Kundenzufriedenheit zuträglich sind. Befragungen zur Qualität des eigenen Service lassen sich vom Vertrieb nun gleich an Ort und Stelle durchführen und ebenso dem jeweiligen Kontakt zuordnen. „Früher gingen Befragungen per Post zu“, erklärt Herrmann. „Jetzt lassen sich diese direkt beim Kunden oder telefonisch durchführen. Das steigert die Effizienz maßgeblich.“
So wird cobra CRM genutzt
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Kundenhistorie mit Dokumentenablage
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Zufriedenheitsumfragen
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Mobile Erfassung von Besuchsberichten
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cobra CRM Ticketsystem
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Aus- und Weiterbildungsorganisation
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Fuhrparkverwaltung
Effizienz in Schlüsselbereichen
In der Vergangenheit konnte der Außendienst viele Aufgaben nur mit hohem Zeitaufwand bewältigen. So ließen sich etwa Besuchsberichte nur aufwendig im Nachhinein händisch erfassen. Mit der Einführung von cobra CRM ergab sich eine Vielzahl neuer Möglichkeiten. Mitarbeiter können nun Kunden-gespräche, Besuchsberichte und die Kontrolle von Objekten vor Ort mit ihren Smartphones, Tablets und Microsoft Surface Geräten dokumentieren. „Das spart viel Zeit und steigert die Kundenzufriedenheit“, ergänzt Herrmann. Der wichtigste, aber zuvor auch mühsame Prozess der Ticketbuchung kann inzwischen von den Mitarbeitern der BRU Security GmbH im Handumdrehen direkt beim Kunden erledigt werden. Diese Tickets werden im Anschluss gezielt an den zuständigen Innendienstmitarbeiter weitergeleitet, der sofort die Bearbeitung aufnimmt. Zudem lässt sich im cobra CRM für alle der jeweilige Bearbeitungsstatus einsehen. Seit dem Einsatz von cobra CRM-Anwendungen erweist sich die Bearbeitung der Tickets insgesamt deutlich effizienter und transparenter.
Software, die mitwächst
Auch interne Prozesse erforderten mit der Zeit deutlich mehr Aufmerksamkeit und Aufwand. „Der deutschlandweit verstreuten Belegschaft müssen täglich Aufgaben zugeteilt werden“, erläutert Herrmann. „Bei mittlerweile 350 Mitarbeitern übersteigen diese aufwendigen und wiederkehrenden Abläufe die Kapazitäten der Verwaltung – zumindest, wenn es sich um händisches Eintragen in Excel-Tabellen handelt. cobra CRM-Lösungen haben hier für deutliche Entlastungen gesorgt.“ Hinzu kommt die Notwendigkeit von speziellen Qualifikationen des Personals, die sie in regelmäßig stattfindenden Schulungen erwerben müssen – und zwar im hauseigenen Tochterunternehmen BeDeKa. Mit ihren Aufgaben wuchs auch die Softwarelösung mit und weitete sich auch auf das Schulungssystem aus. „Beide Unternehmen teilen sich eine einzige Datenbank“, führt Herrmann aus. „So gewährleisten wir mit der Hilfe von cobra CRM einen barrierefreien Informationsaustausch und können die Teilnahme der Mitarbeiter an Aus- und Weiterbildungen problemlos einsehen und koordinieren.“
Zukunft – aber sicher
Schon jetzt arbeitet die BRU Security GmbH mit zehn Lizenzen von cobra CRM PRO und deckt damit einen Großteil des verwaltungstechnischen Aufwands ab – von der Bereitstellung von Fahrzeugen über die Personalabteilung bis zur Organisation von Fortbildungen. Damit soll aber noch nicht Schluss sein: „Durch die enorme Vielseitigkeit von cobra CRM bieten sich für uns viele Expansionsmöglichkeiten und weitere Potenziale zur Verbesserung der Prozesse“, stellt die Prokuristin in Aussicht. „Momentan prüfen wir beispielsweise eine Erweiterung in Richtung Business Intelligence.“ Zurzeit testet die BRU Security GmbH gemeinsam mit cobra CRM, wie groß die Entwicklungsmöglichkeiten beim Einsatz flexibilitätsorientierter Dashboards und bei der Arbeit mit dem cobra CRM PRO BI-Modul für das Unternehmen sind.
„Da wir bereits jetzt auf eine so erfolgreiche Partnerschaft zurückblicken können, sehen wir auch gespannt in die Zukunft“, versichert Herrmann. Die BRU Security GmbH suchte einen zuverlässigen Partner für die Verbesserung vielseitiger Arbeitsprozesse und ging mit den renommierten Lösungen von cobra CRM den für das Unternehmen einzig richtigen Weg – den sicheren.
BRU Security GmbH
Lindenring 21-24
06618 Naumburg/Saale
www.bru-security.de
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