Datenschutzinformationen zur Veranstaltung IMPACT

Mit diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit dem Veranstaltungsformat IMPACT verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt. Sie erhalten außerdem Informationen zu Speicherdauer, Empfängern von Daten, möglichen Datenübermittlungen in Drittstaaten sowie zu Ihren Rechten als betroffene Person.

Diese Informationen gelten für die jeweils bevorstehende Veranstaltung, aber auch für zukünftige Veranstaltungen. Für die Nutzung unserer Webseite www.cobra.de gilt ergänzend unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

1. Alleinige und gemeinsame Verantwortlichkeit

IMPACT ist ein gemeinsames Veranstaltungsformat der cobra GmbH und der microtech GmbH. Beide Unternehmen bestimmen die Zwecke und wesentlichen Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit IMPACT gemeinsam und sind daher gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DS-GVO.

Die beiden Verantwortlichen haben eine Vereinbarung nach Art. 26 Abs. 1 Satz 1 DS-GVO geschlossen, in der die Verteilung der datenschutzrechtlichen Zuständigkeiten geregelt und die Umsetzung der Betroffenenrechte gewährleistet ist (siehe dazu im Einzelnen Ziffer 5).

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der IMPACT kann unter eigener oder gemeinsamer Verantwortlichkeit erfolgen. Nachfolgend finden Sie Anschrift und Kontaktdaten der Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten:

cobra GmbH

Line-Eid-Straße 1
78467 Konstanz
Telefon: +49 (0)7531 8101 0
E-Mail: info@cobra.de

Geschäftsführer: Benjamin Bruno, Philipp Kreis

microtech GmbH

Arthur-Rauner-Str. 5
55595 Hargesheim
Deutschland

Telefon: 0671 / 79616 – 0
E-Mail: anfrage@microtech.de

Geschäftsführer: Benjamin Bruno, Moritz Buhl, Amadeus Kubach, Markus Meißner

Datenschutzbeauftragter

Beide Verantwortliche haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Dieser ist wie folgt erreichbar:

MORGENSTERN consecom GmbH
Johannesstraße 30
67346 Speyer

datenschutz@microtech.de oder datenschutz@cobra.de

Zentrale Anlaufstelle für die IMPACT

Für alle datenschutzrechtlichen Anliegen im Zusammenhang mit der IMPACT können Sie sich wahlweise an einen der beiden Verantwortlichen, an das Veranstaltungsteam vor Ort oder zentral an anfrage@microtech.de wenden.

2. Zwecke, Daten, Quellen und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Im Rahmen der IMPACT werden personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Organisation und Durchführung der Veranstaltung
• Werbliche und kommunikative Darstellung der Veranstaltungen und der veranstaltenden Unternehmen (z.B. Anfertigung von Texten, Foto- und Videoaufnahmen zur Veröffentlichung in Marketingmaterialien, der Presse, Social Media Plattformen)
• Erfüllung rechtlicher Pflichten (z.B. Aufbewahrungspflichten Geschäftskorrespondenz, Buchungsbelege, Erfüllung Ihrer Betroffenenrechte).

Bei den verarbeiteten Daten handelt es sich um Kontakt- und Kommunikationsdaten (Name, Funktion, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, geschäftliche Korrespondenz), Foto- und/oder Videoaufnahmen, erkennbare äußere Merkmale und freiwillig bereitgestellte Angaben.

Die Daten werden direkt erhoben, aber auch – soweit zulässig – vom Unternehmen der teilnehmenden Person angefordert oder in Internet, öffentlichen Datenbanken oder beruflichen Netzwerken recherchiert.

Die Veröffentlichung erfolgt im rechtlich zulässigen Umfang in Marketingmaterialien (z.B. Broschüren, Präsentationen, Anzeigen, Newsletter), Pressemitteilungen, der Presse, auf unseren Webseiten www.microtech.de/www.cobra.de sowie unseren Social-Media-Kanäle (LinkedIn, X, Facebook, XING).

Sofern für Werbung oder die Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und/oder Videoaufnahmen Ihre Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung entsprechend Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Anbahnung und Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten mit Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO gerechtfertigt.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (z.B. Aufbewahrung Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Umsetzung Ihrer Betroffenenrechte nach Ziffer 3.) erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO.

Die Organisation der Veranstaltung, Werbe- und Kommunikationsaktivitäten einschließlich der Anfertigung und Veröffentlichung von Übersichts- und Veranstaltungsaufnahmen sowie der Einsatz von Software und sonstigen technischen Hilfsmitteln hierzu, sind mit unseren berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO gerechtfertigt. Die berechtigten Interessen liegen insbesondere in der effizienten Organisation der Veranstaltung sowie der angemessenen werblichen und kommunikativen Außendarstellung.

Wir nutzen bei der Erstellung von Texten und bei der Nachbearbeitung der Foto- und Videoaufnahmen Software, die teilweise mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz arbeitet. Dabei ist grundsätzlich sichergestellt, dass Ihre personenbezogene Daten nicht zum Training der KI-Modelle verwendet werden und die Software lediglich zur technischen und redaktionellen Nachbearbeitung eingesetzt wird.

Ihre Anmelde- und Kommunikationsdaten werden nach Abschluss der Veranstaltung und der veranstaltungsbezogenen Nachbereitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen einer Löschung entgegenstehen.

3. Empfänger und Datenübermittlung in Drittstaaten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke benötigen. Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit werden personenbezogene Daten zwischen der cobra GmbH und der microtech GmbH ausgetauscht, soweit dies für die vereinbarten Zwecke erforderlich ist.

Darüber hinaus setzen wir für die Durchführung von IMPACT externe Dienstleister ein. Hierbei kann es sich insbesondere handeln um:

• Fotografinnen und Fotografen sowie Videografinnen und Videografen
• Werbe-, Marketing- und Kommunikationsagenturen
• Veranstaltungs-, Messebau- und Technikdienstleister
• IT-, Hosting- und Softwaredienstleister, einschließlich Anbieter von Bildbearbeitungssoftware
• Versand- und Kommunikationsdienstleister

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie eingewilligt haben.

Soweit personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben nach Art. 44 ff. DS-GVO.

4. Speicherdauer

Sobald Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie gelöscht – es sei denn, dem stehen Aufbewahrungspflichten oder Aufbewahrungsrechte entgegen. In diesen Fällen erfolgt die Löschung, sobald diese nicht mehr bestehen.

5. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DS-GVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DS-GVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DS-GVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DS-GVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DS-GVO

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Gemäß Art. 26 Abs. 3 DS-GVO können Sie Ihre Rechte gegenüber jedem der beiden gemeinsam Verantwortlichen geltend machen. Die interne Aufgabenverteilung zwischen der cobra GmbH und der microtech GmbH beschränkt Ihre gesetzlichen Rechte nicht.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Ohne die erforderlichen Daten für die Teilnahme ist eine Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.